Beschlüsse auf gemeinsamer Ratssitzung

Städte Hallenberg, Medebach und Winterberg wollen enger zusammenarbeiten

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Bei einer gemeinsamen Ratssitzung wurden einige Beschlüsse gefasst.

Hallenberg/Medebach/Winterberg. Die Stadträte aus Hallenberg, Medebach und Winterberg haben im Medebacher Kolpinghaus in einer gemeinsamen Ratssitzung einstimmig beschlossen, sich den Herausforderungen der Interkommunalen Zusammenarbeit (IKZ) zu stellen.

Interkommunale Zusammenarbeit sei neben eigener Leistungserbringung ein wichtiges Instrument des Verwaltungshandelns. Sie funktioniere jedoch nicht auf „Knopfdruck“, sondern erfordere bestimmte Voraussetzungen sowie eine angemessene Herangehensweise, um erfolgreich zu sein. Bei der Sitzung wurde klar: „Wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist, dass die Partner sich in einem gleichen Verständnis von Kooperation, mit gleichen oder zumindest kompatiblen Zielen und Bedarfen zusammenfinden.“ 

Dass die drei Gemeinden zusammenarbeiten können, haben sie wie berichtet im vergangenen Jahr bewiesen beim Thema „Schulproblem – Sekundarschule“. Schon im Vorfeld der Sitzung haben die drei Städte eine gemeinsame Projektgruppe IKZ, bestehend aus den Bürgermeistern mit ihren allgemeinen Vertretern und Mitarbeitern der drei Verwaltungen, gegründet. Unterstützt wird die Projektgruppe durch eine fachmännische Beratung und Moderation von Mitarbeitern der NRW-Bank. Diese bietet der öffentlichen Hand Unterstützungsleistungen in der Weise an, dass eine Beratung als Förderleistung für die Kommunen in NRW kostenfrei ist. 

Gemeinsame Handlungsfelder 

Seit Mitte Juli arbeiten die Projektgruppe und die NRW-Bank zusammen. Es wurden Themenfelder lokalisiert und Kooperationsfelder benannt. Erster und zentraler Konzeptbaustein soll insbesondere die gemeinsame und verwaltungsübergreifende Erarbeitung einer „eGovernment / Digitalisierungsstrategie“ sein. Der Einsatz von modernen Technologien und die Anpassung von Prozessen ist für eine Verwaltung nichts Neues. Jedoch hat das Thema eine Geschwindigkeit aufgenommen, ohne an Komplexität zu verlieren, die eine andere Herangehensweise erfordert. Es wird nicht mehr nur ein Teilbereich verändert, vielmehr sind alle Bereiche mit allen Mitarbeitern direkt betroffen. Diese Veränderungen führen zur Verunsicherung der Mitarbeiter, hieß es, und rufen Ängste hervor – darum sei es sehr wichtig, die Mitarbeiter auf diesem Weg mitzunehmen und umfassend zu informieren. 

An welchen Stellen die Digitalisierung wirkt, kann an einem Beispiel verdeutlicht werden. Wenn ein Bürger heute einen Antrag stellt, muss er Unterlagen von anderen Behörden mit einreichen. Zukünftig wird die eigene Behörde Zugriff auf die Datenbestände anderer Behörden bekommen. Anträge können in Zukunft online gestellt werden und die Daten werden automatisch, ohne sie abtippen zu müssen, in die Fachsoftware eingelesen. Bis es soweit ist, sei es noch ein weiter Weg. Voraussetzung für ein funktionierendes „eGovernment“ sei die Einführung der „E-Akte“ weg vom Papier, das heißt, die vorhandenen Akten in Papierform müssen eingescannt und die neuen Akten gleich digital angelegt werden. Wenn man erfolgreich interkommunal zusammenarbeiten will, müsse man sich hier schon für ein gemeinsames Einscanprogramm entscheiden. Folgende weitere gemeinsame Handlungsfelder wurden ermittelt:

Außenvollstreckung 

Der Mitarbeiter der Stadt Medebach, der bis dato die Außenvollstreckung mit einer halben Vollzeitstelle ausführt, geht im Dezember in den Ruhestand. Die Stadt Hallenberg hat hier zurzeit freie Ressourcen, sodass die Außenvollstreckung von einem Mitarbeiter der Stadt Hallenberg übernommen werden könnte. Da die für diese Tätigkeit zuständigen Mitarbeiter in Hallenberg und Winterberg ab 2020 in den Ruhestand gehen, wäre es ein Ziel, ab 2020 einen Mitarbeiter für die Außenvollstreckung einzusetzen.

Rufbereitschaft 

Ein Ziel ist es, ab 2019 eine gemeinsame Rufbereitschaft für die drei Städte zu organisieren. Die drei Ordnungsamtsleiter sollten bis dahin gemeinsam die Umsetzung erarbeiten. Folgende Rahmenbedingungen sollten beachtet werden: Jede Stadt würde einen eigenen Bereitschaftskoffer benötigen. Es sollte ein jährlicher Dienstplan erarbeitet werden, in dem die Großveranstaltungen der jeweiligen Kommunen berücksichtigt werden. Das sei für alle drei Städte eine Win-win-Situation. Jede Stadt würde einen geringeren Stundenaufwand brauchen und somit Kosten sparen.

Kindergartenbeiträge und OGS (Offene Ganztagsschule)- Beiträge 

Bei der Stadt Winterberg stehen im Jahr 2018/Anfang 2019 Personalumstrukturierungsmaßnahmen an. Daher bietet die Stadt Winterberg an, perspektivisch die Bearbeitung der Kindergarten- und OGS-Beiträge für alle drei Städte zu übernehmen. Wichtig ist, da waren sich alle drei Bürgermeister einig, dass trotz der IKZ alle drei Kommunen eigenständig bleiben. Es ist nicht geplant, so Bürgermeister Werner Eickler, „durch die Zusammenarbeit der drei Städte in verschiedenen Bereichen oder durch ein Service-Portal eine Rathaustür zuschließen. Es geht in erster Linie darum, den Service für die Bürger zu verbessern und Kosten zu sparen.“ Sobald einzelne aus dem Prozess entwickelte Projekte Entscheidungsreife erlangen, werden sie den gemeinsamen Gremien zur Beratung und Beschlussfassung vorgelegt, bevor die vertraglichen Regelungen unter den drei Städten vorbereitet und geschlossen werden können.

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