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Nach Organisationsuntersuchung der Sunderner Verwaltung: „Es muss sich dringend etwas ändern“

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Von: Andre Geißler

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Rathaus Sundern Verwaltung Winter
Die Organisationsuntersuchung der Kernverwaltung zeigte unter anderem, dass es im Sunderner Rathaus eine große Vielfalt an Optimierungspotential gebe. © Andre Geissler

Was läuft gut in der Sunderner Verwaltung und wo gibt es Verbesserungspotential? Die Präsentation der Ergebnisse und die daraus resultierenden Empfehlungen der von der Stadt vor eineinhalb Jahren in Auftrag gegebenen Organisationsuntersuchung der Kernverwaltung stand als inhaltlicher Hauptpunkt auf der Tagesordnung der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am Donnerstagabend.

Die Firma Allevo Kommunalberatung war von August 2019 bis September 2020 in Form von Gesprächen mit den Leitungskräften, Workshops mit den Mitarbeitern sowie einer intensiven Arbeitsplatzbegehung tief und kleinteilig in die Abläufe und Strukturen im Rathaus eingetaucht. Des Weiteren erfolgte im vergangenen Monat noch die Sollstellenbildung in Zusammenarbeit mit den Leitungskräften der Stadtverwaltung.

Wie funktionieren Arbeitsabläufe, Aufgabenzuordnungen, Organisation? Wie ist die Verwaltung personell aufgestellt? Welche Qualität haben Infrastruktur und Arbeitsklima im Rathaus?: „In einigen Bereichen haben wir eklatante Schwächen vorgefunden. Hier herrscht dringender Handlungsbedarf. Insgesamt gibt es eine große Vielfalt an Optimierungspotential. Doch es gibt auch viel Positives“, zog Allevo-Mitarbeiter Frank Tigges bei der umfangreichen Präsentation ein geteiltes Resümee.

Hier herrscht dringender Handlungsbedarf. Insgesamt gibt es eine große Vielfalt an Optimierungspotential.

Frank Tigges, Allevo Kommunalberatung

Teile der Ergebnisse seien etwa ein hohes Durchschnittsalter und ein relativ hoher Krankenstand unter den Mitarbeitern, eine teils unterdurchschnittliche Zufriedenheit beim Arbeitsklima, vor allem im Fachbereich 1, ein hohes Verbesserungspotential bei den Räumlichkeiten und technischen Ausstattungen sowie nicht zuletzt eine relativ negative Wirkung nach außen.

Insgesamt sei seitens der Kommunalberatung eine Liste von über 100 Empfehlungen entstanden. Als zentrale Aussagen seien vor allem die Verbesserung der Zusammenarbeit und des Informationsflusses in der Verwaltungsspitze und zwischen den Fachbereichen sowie eine Straffung der Struktur anzusehen.

Wichtig sei auch eine Neuschaffung einer zentralen Stelle im Bereich der Organisation, die die wesentlichen Arbeitsprozesse kontinuierlich auf ihre Wirtschaftlichkeit überprüft und gegebenenfalls anpasst. Als wichtigstes Novum bei der seit Anfang des Jahres aufgrund der Empfehlungen angestrebten Umstrukturierung ist daher die Zusammenführung der bisherigen Fachbereiche 1 (Organisation und Personal) und 2 (Finanzen) zu sehen.

Fokus auf Kommunikation

„Die Untersuchungen haben aber auch ergeben, dass die Qualität der Mitarbeiter aufgrund ihrer Qualifikationen und ihrem Engagement insgesamt sehr hoch ist. Gerade in Bezug auf den Wechsel beim Amt des Bürgermeisters herrscht offenbar eine große Portion Optimismus und Aufbruchstimmung. Ein schlechtes Arbeitsklima in Teilbereichen und die relativ negative Außenwirkung der vergangenen Zeit ist offensichtlich besonders den zahlreichen Querelen geschuldet“, so Tigges.

„Auch ich habe, nach inzwischen fast 100 Tagen im Amt, den Eindruck, dass da viel Luft nach oben ist“, äußerte sich Bürgermeister Klaus-Rainer Willeke zum Soll und Ist in der Sunderner Verwaltung. In vielen Bereichen sei man derzeit nicht den Herausforderungen gewachsen, für die Zukunft unzureichend aufgestellt.

Ein erhebliches Problem sieht auch der Verwaltungschef im Bereich Organisation und Personalmanagement: „Eine besonders dramatische Situation, die sich auch in andere Fachbereiche negativ ausgestrahlt hat. Da wurde viel zu wenig miteinander kommuniziert. Hier herrschte viel zu viel Kleinklein. Bei großen Aufgaben hat man sich schwer getan. Eine moderne Verwaltung sieht anders aus. Besonders wichtig ist daher ein starker Fachbereich 1, in dem man nach vorne weg arbeiten und somit auch etwas erreichen kann.“

Eine strategische, Seite an Seite agierende, Zusammenarbeit mit einem Beigeordneten mit juristischem Fachverstand sowie die Schaffung einer Stelle eines Verantwortlichen für ein professionelles Kommunikationskonzept nach innen und außen nannte der Bürgermeister als weitere notwendige Bausteine für ein zukunftsfähig arbeitende Stadtverwaltung: „Ich bin nicht zufrieden mit der derzeitigen Situation. Es muss sich dringend etwas ändern. Mein Eindruck soll allerdings nicht die Leistung der einzelnen Mitarbeiter schmälern.“

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